Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i Jansons Legat

Når du bruker nettsiden vår, tar kontakt med oss eller søker om støtte gjennom legatet vil Jansons Legat behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er JOHAN HELMICH JANSON OG MARCIA JANSONS LEGAT STI (heretter Jansons Legat).

Ræder Bing advokatfirma AS (heretter Ræder Bing), org. nr. 919 100 265 ved advokat Fredrik Ottesen, er forretningsfører og forestår administrasjon for Jansons Legat.

Kontaktinformasjonen til Jansons Legat er:
Adresse: JOHAN HELMICH JANSON OG MARCIA JANSONS LEGAT STI v/forretningsfører Ræder Bing advokatfirma AS   
Dronning Eufemias gate 11, Postboks 2944 Solli, 0230 Oslo
E-post:     post@jansonslegat.no
Telefon:   23 27 27 00
Organisasjonsnummer:  971 309 490 

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte administrasjonen per e-post til  post@jansonslegat.no. 

1. Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her: 

• Søknader om stipend: - Navn, adresse, epost, telefonnummer, personnummer og andre personalia som sivilstand, økonomisk informasjon (skatteoppgjør og kontonummer), utdanning (cv, karakterutskrift, studielån, opptaksbekreftelse), søknadsID og andre personopplysninger som ansees relevant for vår behandling av søknaden. Behandlingen skjer på grunnlag av avtale med deg eller på din anmodning.

Dersom søker selv sender inn sensitive/særlige kategorier av personopplysninger (opplysninger om helse, genetiske- eller biometriske opplysninger, rase- eller etnisitet, politisk, religiøs og filosofisk oppfatning, fagforeningsmedlemskap, seksuelle- og straffbare forhold, jf. GDPR artikkel 9 og 10), vil legatet behandle slike opplysninger til det formålet de er sendt inn for. Vår behandling av slike opplysninger skjer på grunnlag av uttrykkelig samtykke fra deg.

• Leverandører og andre henvendelser: Navn, telefonnummer, epost og andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Vårt grunnlag for behandling av personopplysninger er i disse tilfeller avtale.
• Oppfylle rettslige forpliktelser: Navn, adresse, telefonnummer, epost og eventuelt personnummer. Behandlingen skjer på grunnlag av lovpålagte plikter som vi har og vil typisk gjelde regnskapsføring og ev. innrapportering til myndighetene.
• Cookies: Cookies er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Vi benytter kun cookies som er teknisk nødvendige for at du skal kunne benytte deg av nettsidene våre. Våre cookies benyttes for å skille ulike sesjoner fra hverandre og lagrer informasjon om tidspunkt for pålogging og domene. For innloggede brukere settes en ekstra cookie som lagrer informasjon om sesjonen, hvilken bruker og når innloggingen skjedde. I begge tilfeller slettes informasjonen når sesjonen avsluttes (typisk når nettleseren lukkes).
• Oversikt over informasjonskapsler på jansonslegat.no

• Bruk av cookies reguleres i ekomloven § 2-7b 

2. Deling av personopplysninger med andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Jansons Legat bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.  

Per i dag benytter vi oss bl.a. av følgende databehandlere:

• Ræder Bing advokatfirma AS - forretningsfører
• Amesto AccountHouse AS - regnskapsfører
• Myhre Consulting - utvikling og support av nettsider og Legatsøk
• Machina AS - drift og support av søknadsportal Insights Grants

3. Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formålet personopplysningene ble samlet inn for. For de enkelte typer behandling av personopplysninger innebærer dette at vi beholder opplysningene i følgende tidsperiode:

• Søknader om stipend inkl. dokumentasjon:
  - Søknader som har fått innvilget stipend, lagres i 5 år fra utbetalingsåret. Sletting forutsetter at vi har mottatt tilbakemelding på bruk av stipendet.
  - Søknader som har fått avslag, lagres i 1 år fra vedtaksåret.
  - Søknader som er avvist på grunn av formalmangler, lagres i inntil 1 år.
  - Søknader som er trukket, slettes to ganger årlig.
• Leverandører: - personopplysninger og kontaktinfo. vil bli oppbevart i henhold til krav i bokførings- og regnskapslovgivning.
• Oppfyllelse av rettslige forpliktelser: - personopplysninger i forbindelse med regnskapsføring og innrapportering til myndighetene mv., oppbevares i henhold til gjeldende regnskapslovgivning som pt. er 5 år etter utløpet av regnskapsåret forholdet gjelder.

Bakgrunnen for angitt lagringstid er regnskapsplikt og lagringstid for regnskapsdokumentasjon pålagt oss gjennom bokføringslov, vår plikt til å bli revidert av revisor, våre vedtekter og saksbehandlingsregler for tildeling av støtte, der tidligere søknader er relevant, samt vår egen internkontrollplikt til å kontrollere at utbetalte midler brukes til det formål midlene er utbetalt til og innenfor den tidsramme som er satt. Jansons Legat kan i tillegg til den konkrete søknadsbehandlingen benytte informasjon i søknadene for egne statistiske formål hvor alle personopplysninger vil bli anonymisert.

4. Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og rette innsigelse mot behandlingen. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:   www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med Jansons Legat på e-post:  post@jansonslegat.no  eller sende oss et brev på overnevnte adresse. Vi ber deg oppgi ditt navn, hvilken relasjon du har til oss og hva slags type rettighet du ønsker å gjøre bruk av. Vi vil svare på din henvendelse til oss så snart som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon, før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på ditt uttrykkelige samtykke til oss, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å ta kontakt med Jansons Legat på epost:  post@jansonslegat.no eller på overnevnte adresse.

Det gjøres oppmerksom på at ditt krav om sletting og/eller trekking av et eventuelt samtykke vil måtte vurderes opp mot våre øvrige forpliktelser, noe som kan medføre at vi ikke kan etterkomme ditt krav helt eller delvis. Dette kan være retningslinjer for oppbevaring av dokumentasjon, kvalitetssikring og oppfølging, krav iht. lovgivning mv. 

5. Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider:  www.datatilsynet.no.

6. Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.

Sist oppdatert 31.10.2024