Kunnskapens tre

Personvernerklæring

Behandling av personopplysninger i Jansons Legat

Når du bruker nettsiden vår, tar kontakt med oss eller søker om støtte gjennom legatet vil Jansons Legat behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er JOHAN HELMICH JANSON OG MARCIA JANSONS LEGAT (heretter Jansons Legat).

Advokatfirmaet Ræder AS (heretter Ræder), org. nr. 919 100 265 ved advokat Fredrik Ottesen, er forretningsfører og forestår administrasjon for Jansons Legat.

Kontaktinformasjonen til Jansons Legat er:

Navn og adresse: JOHAN HELMICH JANSON OG MARCIA JANSONS LEGAT
  v/forretningsfører Advokatfirmaet Ræder AS, Dronning Eufemias Gate 11, Postboks 2944 Solli, 0230 Oslo           
E-post: post@jansonslegat.no
Telefon: 23 27 27 00
Organisasjonsnummer: 971 309 490

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte administrasjonen per e-post til post@jansonslegat.no.

Hvorfor samler vi inn personopplysninger og hva slags informasjon samler vi inn

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her:

1. Behandling og oppfølgning av søknader om stipend: Navn, e-postadresse, adresse, telefonnummer, personnummer, kontonummer og andre personalia som sivilstand, informasjon om økonomi, utdanning, CV, attester og referanser i tillegg til andre personopplysninger som du som søker anser for å være relevant for vår behandling av søknaden.  Behandlingen skjer på grunnlag av din søknad, som ansees som en avtale med deg, eller på din anmodning, jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav b.

2. Besvare henvendelser som kommer inn til oss: Navn, telefonnummer, e-postadresse og eventuelle andre personopplysninger som måtte følge av henvendelsen. Vårt grunnlag for behandling av personopplysninger er i disse tilfeller at vi har en berettiget interesse i å følge opp de ulike henvendelsene vi måtte få. jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav f.

3. Oppfylle rettslige forpliktelser som vi har eller får, slik som rapporteringsplikt til myndighetene: Navn, e-postadresse, adresse, telefonnummer, personnummer, kontonummer og andre personalia som sivilstand, informasjon om økonomi og andre relevante personopplysninger. Behandlingen skjer på grunnlag lovpålagte plikter jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav c.

4. For bedre brukeropplevelse på våre nettsider benytter vi informasjonskapsler (cookies). Cookies benyttes for å skille ulike sesjoner fra hverandre og lagrer informasjon om brukeren for å kunne benytte systemet riktig. Tidspunkt for opprettelse blir lagret. Vårt grunnlag for behandling av personopplysninger er i dette tilfellet interesseavveining.  jf. Personopplysningsloven art. 6. 1 bokstav f. Opplysningene kan benyttes til analyse. Det er det ikke mulig å identifisere deg som enkeltperson og vi deler ikke data med tredjepart. Cookiene slettes når sesjonen avsluttes, typisk når nettleseren lukkes.

Utlevering av personopplysninger til andre

Vi gir ikke personopplysningene dine videre til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil typisk være en avtale med deg eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Jansons Legat bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. Vi har inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen og benytter oss av følgende databehandlere per i dag:

  • Advokatfirmaet Ræder AS er forretningsfører for Jansons Legat og forestår all administrasjon og drift av Jansons Legat. All innhenting og behandling av personopplysninger går således gjennom Ræder.
  • Amesto AS benyttes som databehandler til å føre regnskap og foreta utbetalinger. I denne sammenheng får de tilgang til nødvendige personopplysninger for å ivareta lovpålagte forpliktelser i forbindelse med utbetaling og innrapportering av stipend mv. til myndighetene..
  • Redpill Linpro AS supporterer og videreutvikler våre web-baserte løsninger og har gjennom dette tilgang til de innsamlede personopplysninger.
  • Teknograd AS hoster vårt søknadssystem og hjemmesider, og har gjennom dette tilgang til de innsamlede personopplysninger.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

I praksis innebærer dette at søknader inkl. vedlegg vil bli lagret i inntil 11 år da det blant annet kan være nødvendig å kontrollere tidligere tildelinger opp mot nye søknader. Jansons Legat vil i tillegg til den konkrete søknadsbehandlingen benytte informasjon i søknadene for egne statistiske formål hvor alle personopplysninger vil bli anonymisert.

Dersom en søker ikke ønsker at Jansons Legat skal motta personopplysninger, må det elektroniske søknadsskjemaet lukkes. Alle data fra ufullstendige og ikke fullførte elektroniske søknader vil bli slettet innen 5 dager etter siste endring. Dette gjelder også eventuelle vedlegg som er lastet opp.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å kreve innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og kreve rett til dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside:  www.datatilsynet.no.  

For å ta i bruk dine rettigheter må du ta kontakt med Jansons Legat på e-post: post@jansonslegat.no  eller sende oss et brev på overnevnte adresse. Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager.

Vi vil be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg - og ikke noen som gir seg ut for å være deg.

Dersom behandlingen av dine personopplysninger er basert på ditt samtykke til oss, kan du til enhver tid trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss. Den enkleste måten å gjøre dette på, er å ta kontakt med Jansons Legat på epost: post@jansonslegat.no eller på overnevnte adresse.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Oppdatert informasjon vil alltid finnes lett tilgjengelig på våre nettsider.

Oppdatert per 26. april 2019

Johan Helmich Janson og Marcia Jansons Legat | v/ Advokatfirmaet Ræder AS, Postboks 2944 Solli, 0230 Oslo | Tlf. 23 27 27 00 | post@jansonslegat.no